Commerçant, restaurateur, coiffeur, boulanger. Si vous enregistrez les paiements de vos clients sur un écran, vous utilisez très probablement un logiciel de caisse au sens de l’administration fiscale. Et depuis le 1er janvier 2018, ce logiciel doit être certifié. Beaucoup de TPE l’ignorent jusqu’au jour d’un contrôle.
Ce qu’est un logiciel de caisse
Un logiciel de caisse est un système informatique qui enregistre et garde en mémoire les paiements reçus en contrepartie de ventes ou de prestations. Peu importe le mode de règlement, espèces, chèque, carte bancaire, virement ou prélèvement. Peu importe aussi qu’il soit installé en local ou accessible en ligne. Dès qu’un système mémorise les encaissements sans générer automatiquement une écriture comptable, il entre dans le périmètre.
Ce point surprend souvent. Une balance de comptoir, un tableur avec des macros, un module d’encaissement dans un logiciel de gestion commerciale, tout cela peut être un logiciel de caisse. La loi n’oblige personne à s’équiper d’un tel outil. Elle impose seulement que ceux qui en utilisent un le choisissent conforme, comme l’explique la fiche du ministère de l’Économie.
Êtes-vous concerné ?
Le test tient en trois questions. Êtes-vous assujetti à la TVA ? Avez-vous des clients particuliers ? Enregistrez-vous leurs paiements avec un logiciel de caisse ? Si la réponse est oui trois fois, l’obligation s’applique, quel que soit votre secteur d’activité.
L’obligation vise les ventes qui ne donnent pas lieu à facturation, c’est-à-dire celles réalisées avec des particuliers. Elle couvre les commerces physiques comme le e-commerce. Un particulier qui vend en ligne sans être assujetti à la TVA reste hors du champ, précise l’administration fiscale.
Qui échappe à l’obligation
Plusieurs situations sortent du champ. Les professionnels qui travaillent uniquement avec d’autres professionnels, car leurs opérations donnent obligatoirement lieu à facturation. Les micro-entrepreneurs en franchise en base de TVA. Les activités exclusivement exonérées de TVA. Le régime de remboursement forfaitaire agricole. Enfin, ceux dont tous les paiements sont intermédiés par un établissement bancaire établi dans l’Union européenne.
| Situation | Logiciel certifié obligatoire ? |
|---|---|
| Assujetti à la TVA, clients particuliers, logiciel de caisse | Oui |
| Uniquement des clients professionnels (B2B facturé) | Non |
| Franchise en base de TVA (micro-entrepreneur) | Non |
| Opérations exclusivement exonérées de TVA | Non |
| Remboursement forfaitaire agricole | Non |
| Paiements intermédiés par une banque de l’UE | Non |
Retenez l’idée centrale : si vous n’avez pas de clients particuliers, vous n’êtes probablement pas concerné.
Les quatre conditions à vérifier
Un logiciel conforme doit garantir quatre choses sur les données d’encaissement : l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage. On ne doit pas pouvoir modifier un enregistrement après coup. Les données doivent être protégées contre toute altération. Les totaux doivent être calculés de façon intègre aux clôtures journalière, mensuelle et annuelle. Enfin, un archivage doit figer les données avec une date certaine.
Ces quatre conditions figurent à l’article 286 du code général des impôts, rappelle la fiche de Bercy. C’est précisément ce que la certification permet de démontrer lors d’un contrôle fiscal.
Certificat accrédité ou attestation de l’éditeur
Deux preuves de conformité sont acceptées. La première est un certificat délivré par un organisme accrédité, la certification souvent désignée sous le nom NF 525. La seconde est une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel, ce qu’on appelle l’auto-certification.
C’est là que 2026 change la donne. La loi de finances 2025 avait programmé la fin de l’auto-certification, d’abord au 1er mars 2026 puis reportée à la fin août. La loi de finances du 19 février 2026 a finalement annulé cette suppression. L’attestation de l’éditeur reste donc un moyen de preuve valable, ce qui évite aux petits commerçants de devoir remplacer un logiciel maison.
L’amende de 7 500 €
Le manquement coûte cher. Toute entreprise qui utilise un logiciel de caisse sans certificat ni attestation s’expose à une amende de 7 500 € par unité concernée, comme le rappelle le ministère de l’Économie. Chaque caisse ou logiciel non conforme compte comme une unité, l’amende se cumule donc.
Une nuance importante pour les logiciels multifonctions. Quand un outil fait à la fois de la comptabilité, de la gestion et de la caisse, seules les fonctions de caisse et d’encaissement doivent être certifiées. Pas l’ensemble du logiciel.
Se mettre en conformité en cinq étapes
La mise en conformité suit un chemin simple, à condition de ne rien laisser au hasard.
- Vérifier que vous êtes concerné. L’administration fiscale met à disposition un arbre décisionnel en ligne qui répond en quelques clics.
- Repérer ce qui enregistre vos encaissements. Une caisse, une balance, un tableur avec macros, un module de gestion, identifiez précisément chaque système.
- Demander la preuve de conformité à votre éditeur. Le certificat ou l’attestation individuelle doit vous être transmis, et vous pouvez le réclamer s’il n’est pas fourni spontanément.
- Pour un logiciel développé en interne ou très spécifique, vérifier vous-même les quatre conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
- Conserver la preuve de conformité. En cas de contrôle fiscal, c’est elle qui vous évitera l’amende.
Au-delà de l’obligation, un logiciel de caisse certifié apporte de la tranquillité. Les données d’encaissement deviennent fiables et traçables, ce qui simplifie une éventuelle vérification. Pour une TPE, c’est un point de conformité de moins à surveiller. À rapprocher de la facturation électronique obligatoire, de l’encaissement à distance et du paiement sans contact, qui touchent les mêmes commerçants.
Un micro-entrepreneur est-il concerné ?
Non, s’il reste en franchise en base de TVA, ce qui est le cas de la grande majorité des micro-entrepreneurs. S’il a opté pour le paiement de la TVA et qu’il encaisse des particuliers avec un logiciel, l’obligation s’applique alors comme pour toute entreprise.
La certification NF 525 est-elle obligatoire ?
Non. Deux preuves suffisent, un certificat d’un organisme accrédité, souvent appelé NF 525, ou une attestation individuelle de l’éditeur. Cette seconde voie, un temps menacée de suppression, a finalement été conservée par le législateur.
Une caisse enregistreuse classique compte-t-elle ?
Oui, dès qu’elle enregistre et mémorise les encaissements. Le critère n’est pas la forme de l’appareil, mais la mémorisation des paiements reçus. Un terminal tactile en boutique et un logiciel de caisse sur tablette répondent tous deux à cette définition.
Que se passe-t-il si mon logiciel n’est pas conforme ?
Le risque principal est l’amende de 7 500 € par unité non conforme, appliquée en cas de contrôle. La loi ne prévoit pas d’obligation d’achat, mais tout logiciel de caisse utilisé doit être en règle.
Un simple tableur ou un livre papier suffit-il ?
Un livre de caisse tenu sur papier ou sur un tableur simple reste hors du champ. En revanche, un tableur avec des macros qui automatisent et mémorisent les encaissements entre dans le périmètre et doit être conforme.
Qui doit fournir la preuve de conformité ?
L’éditeur du logiciel. C’est lui qui effectue la demande de certification ou qui remet l’attestation individuelle. Vous pouvez la lui réclamer si elle n’est pas fournie automatiquement avec le logiciel.
Sources
- Ce qu’il faut savoir sur la certification des logiciels de caisse, ministère de l’Économie (24 février 2026)
- Suis-je obligé d’avoir un logiciel de caisse sécurisé ?, impots.gouv.fr
- Quel est le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ?, impots.gouv.fr
- Rétablissement de l’utilisation des logiciels de caisse auto-certifiés, Service Public (24 février 2026)
Raphaël Marieux, mis à jour le 30 septembre 2026.